Er kalenderen din full av møter? Skaper de verdi eller blir de en tidstyv?
“Tiden min strekker ikke til. Jeg må fokusere mer på mål, strategi, og ikke minst oppfølging av mine medarbeidere. Men, kalenderen er full av møter. En leder spør om råd, i en av våre coachingsamtaler.
Temaet er kjent. Når kalenderen fylles opp av møter, og tiden til å jobbe med sine oppgaver minker, får det konsekvenser. Man jobber kveld eller helg fordi dagene forsvinner i møter. Tiden for å hente seg inn og få overskudd forsvinner. En negativ spiral starter.
Har du en følelse av at du deltar på møter som du ikke burde vært med på? Dersom møtet ikke gir mening eller verdi, bør du takke nei.
Hvorfor havner vi her?
Det kan være ulike grunner til at vi løper fra møte til møte:
Vi deltar av vane. Mange har faste møteinnkallelser. Spørsmålet er om disse møtene gir den verdien man ønsker.
Å delta i møter gir trygghet og involvering.
Du ønsker å styre, påvirke eller kontrollere
Det kan være vanskelig å takke nei
Resultatet blir mange møter – og lite fremdrift med egne oppgaver.
Gjelder dette bare ledere?
Nei. En medarbeider sa nylig til meg:
«Jeg blir invitert til mange møter, men det er uklart hva jeg skal bidra med. Jeg liker ikke å stille uforberedt. Ofte lurer jeg på hva jeg egentlig gjør der.»
Når møter overtar plassen til faktisk arbeid, mister vi både fokus, reell arbeidstid og arbeidsglede.
Hva kan du som medarbeidere gjøre?
Små grep som kan gjøre stor forskjell:
Be om agenda og formål før du deltar
Spør hva som forventes av deg
Spør deg selv: Hva er hensikten? Må jeg å være med?
Når du stiller spørsmål rundt din egen deltakelse, er du ikke en vanskelig medarbeider. Du tar lederskap og tar ansvar for både egen og andres tid. Agenda og tydelige forventninger bidrar til at både du og dine kollegaer skaper mest mulig verdi.
Forskning som Steven Rogelberg oppsummerer i The Surprising Science of Meetings viser at møter ofte blir tidstyver nettopp fordi de mangler tydelig hensikt og struktur – og at en gjennomtenkt agenda ikke bare gir retning, men også hjelper deg vurdere om du faktisk skal delta eller ikke.
Hva kan du som leder gjøre?
Som leder sender du alltid ut signaler. Når møtekalenderen er full, viser du vei. Det er slik det skal gjøres. Møter er viktige og vi bør delta.
Pass på at du ikke tar over som driver i møtet. Som en leder så riktig oppsummerte det: Jeg trenger å ta et steg tilbake, og stole på at mine ledere og medarbeidere gjør jobben. Dersom jeg er med i nitty gritty detaljer, blir jeg jo en tidstyv og skaper frustrasjon.
Forskning av Joseph A. Allen og kolleger, støtter dette. Lederes bidrag har størst effekt når de gir tydelig retning, struktur og forventningsavklaring – mens møter mister verdi når ledere deltar uten en klar rolle eller blir for involvert i detaljer teamet selv kan håndtere.
Jeg anbefaler at du er selektiv og tydelig på når og hvordan du skal delta i møter:
Før du automatisk takker ja til en innbydelse, reflekter over om dette møtet er viktig å være med på. Hvorfor? For hvem? Hva vil min deltakelse gi?
Forventningsavklaring: Avklar hvorfor du inviteres. Hva ønsker møteleder av deg? Hva vil de ikke ha? Bli enige om din rolle i møtet.
Delta på deler av møtet: Innled møtet og fortell om dine forventninger og vis hvordan de henger sammen med virksomhetens mål.
Si nei til møtet når du ikke tilfører reell verdi, og teamet kan løse oppgaven selv. Når du er med, kan din tilstedeværelse hemme både ansvar og initiativ. Når du som leder er fraværende gir det rom for eierskap og læring. Det gir motivasjon og mestring.
Lederen, jeg refererte til i starten av artikkelen, har begynt å systematisk reflektere over sin egen deltakelse i møter: “ Nå er jeg oftere med kun i starten av møter for å tydeliggjøre forventninger og viktighet av gruppens arbeid. Min rolle er å sette retning og ikke være med og jobbe frem detaljene. Resultatene er tydelige: Jeg har fått mer tid til egne oppgaver. Jeg er blitt tydeligere og mer kortfattet. Jeg skaper nå mer verdi både for meg, selskapet og mine kollegaer.”
Neste gang en møteinnkallelse dukker opp, spør deg selv:
Skaper jeg verdi i det møtet – eller er jeg bare til stede?
Små, bevisste valg kan frigjøre både tid, energi og arbeidsglede.
Referanser
Rogelberg, S. G. (2019). The Surprising Science of Meetings. Oxford University Press.
Allen, J. A., Lehmann-Willenbrock, N., & Rogelberg, S. G. (2015). The Cambridge Handbook of Meeting Science. Cambridge University Press.